経営・税務
2016.11.07

帳簿書類のスキャナ保存(電子帳簿保存法)

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帳簿書類のスキャナ保存(電子帳簿保存法)

平成28年度の税制改正で、国税関係書類(契約書、領収書等)に係るスキャナ保存の要件のうち、一部が見直されました。
これらの改正は、平成28年9月30日以後に承認申請した分から適用されます。見直された制度の内容を見てみましょう。

読み取り装置について

国税関係書類の読み取りを行う装置について、「原稿台と一体となったもの」に限定する要件が廃止され、デジタルカメラ、スマートフォン等の機器による読み取りが可能となります。
なお、利用機器が私物か否かについて法令上の制約はありませんが、申請に当たっては当該機器の機器名等を承認申請書に記載する必要がありますので、注意しましょう。

受領者等が読み取りを行う場合の手続き

国税関係書類の受領等をスキャナで読み取りを行う場合の要件が見直されています。

  1. タイムスタンプの付与
    国税関係書類の受領等後、その国税関係書類に署名をした上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付すこととする
  2. 大きさ情報の保存要件を緩和
    記録する国税関係書類がJIS(日本工業規格)A4以下の大きさの場合、国税関係書類の大きさに関する情報の保存を不要とする
  3. 適正事務処理要件のうち相互けん制要件
    受領等事務と読み取り事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件を不要とし、これに代えて、受領者等以外の別の者により国税関係書類に係る記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求める)を行うことを要件とする

相互けん制要件に係る小規模事業者の特例

小規模企業者に該当する保存義務者について、定期的な検査を税務代理人が行う場合には、相互けん制要件を不要とすることとなりました。
この小規模企業者とは、中小企業基本法に定める「おおむね常時使用する従業員の数が20人(商業またはサービス業に属する事業を主たる事業として営む者は5人)以下の事業者」をさします。

なお、税務代理人が定期的な検査について、決算時に各書類を税務代理人が全件チェックしている場合、これとは別に定期検査を行う必要はありません。
また、必ずしも全ての書類に網羅的な検査を行う必要はなく、その一部を抽出して行う検査(いわゆる抜き取り検査)も認められます。

まとめ

国税関係書類を改正後の要件でスキャナ保存を行う場合は、電子データの保存に変える日の3ヵ月前の日までに申請書を提出しなければなりません。
承認を受けてからスキャナ保存が可能となりますので注意してください。→国税庁 スキャナ保存の承認申請

スキャナ保存を行う場合、解像度や階調など満たさなければならない要件があります。
事前にチェックしておきましょう。→国税庁 電子帳簿保存法Q&A

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