経営・税務
2015.11.11

他人ごとではない!?マイナンバーの取得から廃棄までを解説

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マイナちゃんブログ用

平成28年1月からマイナンバーの利用が始まります。企業では税や社会保険などの手続きにマイナンバーを取扱います。このマイナンバー制度は企業の大小に関係なく、中小企業や個人事業主も対象です。御社のマイナンバー対策は進んでいますか?
今回は企業としてマイナンバーの取得から廃棄までについて、ご説明します。

マイナンバーの記載が必要な業務は

まずマイナンバーがどの業務(書類)に必要になるのかを理解しておきましょう。
企業では税務関係と社会保障関係が対象になります。

税務関係

・給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
・退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
・扶養控除等(異動)申告書
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産使用料の支払調書

など

社会保障関係

・被保険者資格取得・喪失届
・報酬月額算定基礎届
・健康保険被扶養者(異動)届
・国民年金第3号被保険者関係届

など

マイナンバーを取得する対象者は?

企業は従業員等からマイナンバーを取得しますが、その対象者は誰なのかを把握しておきましょう。大きく分けると以下のようになります。
1.従業員とその扶養家族……従業員の雇用形態は関係ありません。役員、正社員、嘱託社員、パート、アルバイト、それに外国人従業員も含まれます。アルバイトは高校生や大学生も対象になるのでご注意ください。
2.不動産の使用料金の支払先
3.士業など外部の報酬支払先
4.配当の支払先

取得の際の注意点

マイナンバーの取得時には次の点に注意しましょう。

1:利用目的の通知

マイナンバーの使用は税務と社会保険の手続きに限られています。マイナンバーを取得する際には従業員や外部の人に対してその利用目的を特定し、通知(または公表)する必要があります。

2.本人確認の徹底

本人確認は
A:本人の番号であるかどうかを確かめる
B:身元確認

の両面から行います。Aの番号確認は通知カードやマイナンバーが記載された住民票などを提示してもらいます。身元確認は運転免許証やパスポートなどで確認します。なお個人番号カードを持っている人はそれで番号と身元の両方が確認できます。

マイナンバーの管理・廃棄

マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。
また、マイナンバーを含む個人情報の保管は継続的な雇用がある場合など保管義務期間が決まっている場合にのみ認められています。保管の必要がなくなった場合は廃棄や削除をしなければなりません。事業年度ごとに関係書類の見直しなどを行うといいでしょう。

まとめ

新しい制度が導入されると現場は戸惑いや混乱が生じます。特に従業員が多い企業や支払い先が多い企業などは事務処理が膨大になることが予測されます。事前に担当者を決める、従業員から取得するスケジュールや方法を決めるなどの準備が必要です。また、取得後の管理も大変です。
マイナンバーでご不明な点があれば、お気軽にご相談ください。

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