経営・税務
2015.11.02

【アルタのお客さまへ】マイナンバーの取り扱いに関する注意点をまとめました

Pocket

bsOOK89_anatanono120131223

平成28年から導入されるマイナンバー制度に関して、アルタでは顧問先の皆さまに向けて、取り扱いに関する注意点をまとめた文書を、先日配布させていただきました。
ウェブサイトにも同じ内容を掲載させて頂きますので、ぜひ参考にしてください。
(以下は、ウェブサイト掲載用に再編集してあります)

マイナンバー制度の開始について

個人のマイナンバー(以下「個人番号」といいます)は、平成27年10月5日以降に、各市区町村から住民票の住所の世帯主宛に簡易書留で郵送されます。
法人のマイナンバーについては、広く一般に利用されることを前提としているため、平成27年10月からインターネット上に順次掲載され、10月下旬から11月初旬に法人番号通知書が各会社へ送られてきます。
マイナンバーは、税金・社会保障・災害対策の3分野で利用され、さらに今後利用範囲が拡大されることが見込まれます。

法人・個人事業主に求められる個人番号安全管理措置について

マイナンバー法により、法人または個人事業主が個人番号を扱う際には、次のような安全管理措置を講じることが義務化されていますのでご注意ください。
※ 法人番号については、広く一般的に利用されることを目的としているため、安全管理措置等を講じる必要はありません。

1. 「取得」について

① 税金・社会保障・災害対策目的以外で、従業員等から個人番号の取得を求めてはいけないことになっています。

(例1)取得目的として認められるケース
○ 源泉徴収事務、確定申告、社会保険手続き(社会保険・労働保険の加入・喪失など)、災害対策の手続きを目的としている場合
○ 上記のために従業員の扶養親族のマイナンバー情報を求める場合など
(例2)取得目的として認められないケース
× 会社が営業管理、勤怠管理、顧客管理などを目的として個人番号を取得すること
× 従業員が、扶養していない親族のマイナンバーの情報を求めることなど

※法律で定められた目的以外の取得は、たとえ本人の同意があっても、個人番号の取得をしてはいけないことになっております。

② 個人番号を取得する際には、取得する相手(従業員など)にその利用目的を明示することになっています。

③ 個人番号を取得する際には、取得する相手の本人確認をする必要があり、以下のどちらかの方法により、本人確認を行うことになっています。

【本人確認方法1】
通知カード(顔写真なし)+写真付き身分証(運転免許証など)の2つを提示してもらう。
※ ただし、職場で常に顔を合わせるなど、人違いが起きないと判断できる場合には、通知カードの提示だけでよく、写真付き身分証の提示は不要です。
※ 遠隔地で勤務するなど常に顔を合わせない場合や新入社員を雇用する場合などでは、原則通り写真付き身分証の提示が必要です。

【本人確認方法2】
個人番号カード(顔写真あり)を提示してもらう。
※ 個人番号カードは、平成28年1月以降、各個人が住所地の市区町村に申請することにより取得できます。
※ 個人番号カードは、各手続きの際身分証明書として使用できますので、従業員等に個人番号カードの取得を推進するとよいでしょう。
※ 今度の年末調整で、「平成28年分扶養控除等申告書」を作成または提出いただく時期にはまだ個人番号カードは取得出来ないので、1の方法により本人確認を行うことになっています。

2. 「利用」について

① 個人番号の管理の責任を負う「事務取扱責任者」、実際に個人番号を使って作業する「事務取扱担当者」を社内で定めることになっています。
② 個人番号を利用できるのは、「事務取扱責任者」「事務取扱担当者」に限られ、それ以外の人は閲覧・利用できないことになっています。

3. 「保管」について

① 翌年以降も同じ目的で個人番号を使用することが明らかな場合には、個人番号などの情報を保管することができます。
② 個人番号が記載された書類を保管、利用する場合には、①の場合を除き、個人番号部分を削除またはマスキングなどして見えない状態にすることになっています。
③ 個人番号が記載された書類(紙)は、鍵の付いた棚で保管し,データについては、アクセス制限をするなど、「事務取扱責任者」「事務取扱担当者」以外の人に閲覧されないように保管することになっております
④ 個人番号を使用するごとに、社内で利用履歴をとることになっています。

4. 「提供」について

① 法律で定められた範囲で、会社は外部に個人番号情報を提供することができます。例えば税務申告や従業員の社会保険手続を依頼するため、税理士事務所、社会保険労務士事務所に個人番号を知らせることです。
② 法律で定められた場合を除き、個人番号情報を提供することはできないことになっています。

5. 廃棄について

① 利用目的を終えた時点で、個人場号の記載された書類は速やかに廃棄し、廃棄した履歴を取ることになっております。

法人または個人事業主の罰則・リスクについて

1. 事業主または従業員が次のような行為をした場合には、その従業員及び従業員の所属する会社に対して、以下のような罰則が設けられています。(一部抜粋)

(ア) 従業員等が、正当な理由なく、個人番号情報の入ったファイルを提供した場合
従業員:4年以下の懲役 200万円以下の罰金 またはその両方
事業主:200万円以下の罰金

(イ) 従業員等が、不正な利益を図る目的で、個人番号を提供し又は盗用した場合
従業員:3年以下の懲役150万円以下の罰金またはその両方
事業主:150万円以下の罰金

(ウ) 従業員等が、偽りその他不正の手段により個人番号カードを取得した場合
従業員:6か月以下の懲役50万円以下の罰金
事業主:50万円以下の罰金

2.情報漏えい等があった場合には、事業主に対して損害賠償訴訟・慰謝料請求訴訟などの民事訴訟の対象となったり、社会的な信頼が低下したりするなどのリスクも負うこととなります。

3.各種税金関係法令(法人税法・所得税法など)、社会保険関係法令(厚生年金保険法・健康保険法・労働者災害補償保険法・雇用保険法など)には、マイナンバーを記載しないことによる罰則は現在のところ設けられておりません。

アルタから個人番号情報の提供をお願いするとき

平成27年11月中旬にご案内させていただく「平成28年分扶養控除等申告書」(平成28年1月1日以降使用するもの)から、順次弊社に個人番号情報の提供をお願いすることになります。その際は、上記の「法人・個人事業主に求められる個人番号安全管理措置について」に留意して従業員様等から個人番号を取得し、会社様等で法令に基づき保管することになっておりますのでご注意ください。

個人番号の取得は強制ではありませんので、提示を拒否されたら個人番号の欄は記載せずに弊社に送付してください。その場合は会社の取得努力状況、従業員等が拒否する理由等を記録し、会社様で保管することになっております。

所得税、贈与税の確定申告書に個人番号の記載が必要となるのは、平成28年分(平成29年3月申告分)からとなりますので、その時に個人番号提供のご提供をお願いすることになります。

ご不明な点がございましたら、アルタの御社担当者までお気軽にお問い合わせください。

【マイナンバーについての参考サイト】
特定個人情報保護委員会 http://www.ppc.go.jp/legal/policy/document/
国税庁 https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/index.htm
内閣官房 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

Pocket

資料請求・お問い合わせ
フリーダイヤル:0120-998-558
受付時間:9:30〜17:00(月〜金)

このページの先頭へ

このページの先頭へ