ゆるトピックス
2015.04.28

正しく知ってますか?ビジネスマナー~電話応対編~

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ビジネスシーン 書類 電話

ビジネスでは電話の受け答えは大変重要です。顔が見えないだけに、言葉使いや敬語の使い方、声のトーンなど気をつけるべき点はたくさんあります。
日々、多くのお取引先と電話でやりとりしているアルタスタッフが、詳しくご説明します。

これはやっちゃダメ!電話NG集

職場での電話は友達との電話とは違い、「やってはいけないこと」があります。
すでに社会人として働いている人も、これから就職して社会に出ていくという人も、もう一度チェックしてみましょう。
●敬称……取引先の課長や部長に電話をかけるとき、「○○課長様をお願いします」と言っていませんか?役職名に「さん」や「様」などの敬称をつけるのは間違っています。役職名は敬称と同じ意味があるので、それ以上につける必要はないのです。これは電話に限らず、普段の会話でも気をつけたいですね。
また、相手側に自分の上司のことを「△△部長は席を外しています」と言うのもNGです。社外の人に自社の人物のことを話す場合は、「△△は……」と呼び捨てにします。「A商事様ですか?」など会社名も「様」をつける必要はありません。
●声のトーン……口の中でモゴモゴと話していると、相手は聞き取りにくくなります。口ごもった声や小さい声、早口もNGです。特に自分の会社名や名前は最初にはっきりと伝えましょう。
●社員の携帯電話の番号は伝えない……外出している社員に電話がかかってきた場合、「急ぎの用事だから、携帯電話の番号を教えて!」と頼まれることがあります。しかし、知っていても社外の人に個人の携帯電話の番号を教えるのはNGです。
かけてきた人の連絡先を聞いて、「○○から直接連絡させていただきます」と伝えます。すぐに○○さんに連絡をして、折り返し先方に連絡をしてもらいましょう。ただし、会社から与えられている携帯電話の番号は伝えてもいいという会社もあるので、確認しておきましょう。
●待たせない……基本的に30秒以上は待たせないようにしましょう。「少々お待ちください」と言って何分も待たせるのはNGです。担当者が不在、どこにいるのかわからない、会議中でいつ終わるかわからないという場合は、「ただ今席を外しております。折り返しご連絡をさせていただきますので……」と言って、先方の連絡先と名前をしっかりメモしておきましょう。

ワンクッション置くと好印象に!

いきなり、「○○さんお願いします」と言うよりも、「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか?」とワンクッション置くと、印象がソフトになります。
他にも、
「お忙しいところ恐縮ですが」「失礼ですが、どちら様ですか?」「念のためにもう一度、お願いします」「「あいにく○○は、本日は休みをいただいております」「よろしければ、代わりにお話をおうかがいしますが」「さしつかえなければ、こちらから折り返しご連絡させていただきます」
などがあります。
このように、電話では言葉使いにも配慮したいものです。

まとめ

ビジネスマナーは奥が深いですね。あまりきゅうくつに考えると身動きが取れなくなりますが、基本的なことは押さえておきましょう。

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