2015.10.06

クリニックの現金管理はどのようにしたらいいでしょうか?

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クリニックの会計は現金管理が基本

医院や歯科医院などクリニックでの日々のお金の出し入れは、基本的に現金と預貯金の出し入れが中心になります。預貯金は通帳に取引記録が残りますが、現金はそのつど記録しておかないと、何にいくら使ったのかわからなくなります。日々の現金管理は会計の基本です。

ザル会計になっていませんか?

ザル会計とはザルのように細かいお金が漏れ落ちることを指します。経費の支払いをするために窓口のレジからお金を出してそのまま記帳を忘れてしまうとか、院長が出かけるときにレジからお金を持ち出したとか。クリニックのお金と個人的なお金が混同しがちです。
そういった会計のことを「どんぶり勘定」ともいいますね。それを避けるためにも、現金管理を行いましょう。

現金管理とは

現金管理とは「現金出納帳」に毎日、お金の出入り(出納)を記録し、記入した金額と実際の現金の残高が合っているか確かめる管理方法です。クリニックの場合は患者さんが窓口で支払った負担金(窓口収入)と、消耗品購入などの経費の出金は分けて管理します。では、その手順をご説明いたします。

1.患者さんから受け取るお金と経費として出るお金は分ける
レジには釣銭と患者さん受け取ったお金だけを入れ、1日の診療が終わったらレジの中には翌日の釣銭だけを残してそれ以外は銀行口座に入金します。ポイントは毎日、入金することです。これで通帳にその日の売り上げが記録されます。もし何日分かまとめて入金する場合は、日にちごとに金額を分けて入金するといいでしょう。通帳には売り上げ日を鉛筆で記入しておきます。それと同時に「窓口月計表」にその日の売上金を記帳するといいでしょう。

2.小口現金用の金庫を用意する
消耗品など経費として使うためのお金を、釣銭とは別に用意しましょう。例えば小口現金を5万円に決めたら「5万円の現金を小口現金にしました」と現金出納帳に記帳します。その後は経費を支払うたびに「小口現金を使って支払った」と記帳すればOKです。

現金管理はここに注意!

院長が個人の財布から立て替えて支払うということはよくあります。その場合は院長の経費支払い専用の財布を用意し、あらかじめ1週間分や1ヶ月分の一定額を入れておきましょう。これを「定額資金前渡法(インプレストシステム)」といいます。使った金額はそのつど小口現金とは別の現金出納帳に記帳し、週単位または月単位で減った額を補充します。これで私用の財布との混同を避けられます。

まとめ

現金管理をしっかり行えば、患者さんから受け取ったお金と経費で支払ったお金、院長が立て替えたお金が混同することはありません。
なお、現金管理は担当者やルールを決めておくとスムーズに行えます。現金の管理と記帳を同じ人がするとか、スタッフが多いクリニックでは記帳するたびに記帳者の名前を記入するなど「誰が行ったか」をわかるようにしておくのがトラブルを避けるコツです。
また、記帳はそのつど行うのか、診療後なのかなどのルールも決めておくと混乱を避けられます。

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